Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Canolfan Gyswllt

Mae’r Cyngor yn darparu gwasanaethau i gymunedau lleol a’r bobl sy’n byw ynddynt.  Mae cynnal y gwaith hwn yn golygu ein bod yn gorfod casglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydym yn rhoi gwasanaethau iddynt, ac i gadw cofnod o’r gwasanaethau hynny.  Oherwydd ein bod yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae’n rhaid i ni sicrhau eu bod yn gwybod beth rydym yn bwriadu ei wneud gyda'u gwybodaeth, a gyda phwy y gellir ei rhannu.  

Yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, rydym wedi crynhoi rhai o’r ffyrdd allweddol rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol yn y Ganolfan Gyswllt Tai, a pham rydym yn recordio galwadau.  Dylid darllen yr wybodaeth hon ar y cyd â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor, a gyhoeddir ar http://www.siryfflint.gov.uk/cy/Resident/Contact-Us/Privacy-Notice.aspx4.

Pwy ydym ni, beth rydym yn ei wneud
Mae’r Ganolfan Gyswllt Tai yn dîm sy’n gyfrifol am ateb galwadau ffôn ar gyfer Atgyweiriadau Tai, Rheoli Ystadau, Tîm Incwm a Datrysiadau Tai.  Mae pob galwad i’r Ganolfan Gyswllt Tai yn cael eu recordio ac eithrio:

• Galwadau lle gwneir taliadau
• Galwadau sy’n gadael y ganolfan h.y. yn cael eu trosglwyddo'n fewnol i adrannau, gan fod recordiadau'n dod i ben pan wneir trosglwyddiad. 

Pa wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw, a gwybodaeth gan bwy?
Lle mae cwsmeriaid yn dewis ymgysylltu â’r Ganolfan Gyswllt Tai, gellir rhannu eu data personol gyda’r maes gwasanaeth perthnasol/a'r sefydliadau ehangach os oes angen, er mwyn iddynt brosesu cais y cwsmer.  Ac eithrio manylion cerdyn talu, mae’r holl ddeialog a gwybodaeth a roddir gan y cwsmer i’r Swyddog Cyswllt â Chwsmeriaid (ac i’r gwrthwyneb) yn ystod galwad ffôn gyda’r Ganolfan Gyswllt Tai, yn cael eu dal a'u cadw yn y recordiad o'r alwad. 

Bydd y math o wybodaeth a gedwir gan y recordiadau hyn yn amrywio fesul alwad, ond maent  fel arfer yn cynnwys:

• Manylion cyswllt fel enw, cyfeiriad, rhif ffôn, eiddo a chyfeiriadau e-bost
• Manylion adnabyddadwy, fel dyddiad geni a rhif yswiriant gwladol
• Gwybodaeth ariannol, yn cynnwys manylion cyflogaeth, incwm a chyfrif banc
• Gwybodaeth deuluol yn cynnwys oedrannau, dibynyddion, statws priodasol
• Gwybodaeth am y gwrthrych fel iechyd a manylion meddygol.

O ble y caiff y gwasanaeth fy ngwybodaeth?
Gall ffynhonnell/ffynonellau gwybodaeth bersonol a roddir yn ystod galwad i/gan y Ganolfan Gyswllt Tai gynnwys:

• Gwybodaeth a roddwyd yn uniongyrchol gan y gwrthrych
• Gwybodaeth a roddir gan aelod arall o’r cyhoedd (e.e. cwyn neu bryder)
• Gwybodaeth a roddwyd gan Gynghorydd etholedig ar ran eu hetholwr
• Gwybodaeth a roddwyd gan swyddogion/gwasanaethau eraill y Cyngor sy’n ymgysylltu â'r Ganolfan Gyswllt Tai er budd ei gwsmeriaid, neu'r Cyngor ei hun
• Gwybodaeth a roddwyd gan sefydliadau eraill (e.e. Gwasanaethau Brys, Landlordiaid) ynghylch unigolyn.

Beth fyddwn yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth bersonol?
Mae wedi dod yn arferiad cyffredin i gofnodi galwadau oherwydd twf y busnes a gynhelir dros y ffôn.  Mae recordio sgyrsiau cwsmeriaid yn galluogi’r Cyngor i asesu boddhad cwsmeriaid, hyfforddi a datblygu staff, adolygu ansawdd galwadau, a chael mynediad at gofnod llafar o’r hyn a ddywedir os bydd cwyn ddilynol.  Mae hefyd yn golygu y bydd gweithwyr yn teimlo eu bod wedi’u hamddiffyn yn fwy gan wybod y bydd tystiolaeth o unrhyw ymddygiad bygythiol, ac y gweithredir ar hyn lle bydd angen.  Gellir defnyddio gwybodaeth a gedwir o fewn recordiad o alwad yn y ffyrdd canlynol:

• Dibenion Ansawdd a Hyfforddiant - Dim ond gwybodaeth rannol a roddir gan gofnodion ysgrifenedig.  Mae recordiad o alwad yn rhoi safbwynt mwy cyflawn ac yn caniatáu i ni ddeall profiad cwsmeriaid yn well ac asesu’r prosesau a ddefnyddiwyd.  Gall hyn ein helpu i nodi unrhyw feysydd o welliant a sicrhau ansawdd gwasanaeth a roddir gan Swyddogion Cyswllt â Chwsmeriaid, drwy ddefnyddio’r wybodaeth o fewn y recordiad i lywio gwrthrychau'r hyfforddiant a chynlluniau datblygu gweithwyr unigol.
• Ennill gwell dealltwriaeth o’n cwsmeriaid – Mae sawl galwad yn cael eu datrys ar lafar heb yr angen i gwblhau unrhyw gofnodion.  Bydd gwrando ar alwadau sampl yn ein helpu i gael gwell dealltwriaeth o anghenion ein cwsmeriaid, ac ennill safbwynt mwy gwybodus ynghylch y sefydliadau y cyfeiriwn bobl atynt.
• Cwynion ac Anghydfodau - Mae rhai galwadau’n cael eu datrys ar lafar.  Lle rhoddir gwybodaeth ar system electronig, dyma yw'r cofnod sefydledig wedyn.  Os bydd cwyn neu anghydfod, gall recordiad o'r alwad (os ydyw ar gael), roi gwybodaeth ychwanegol i'n helpu i ymchwilio i unrhyw honiadau, i ddiogelu buddion y gwrthrych a/neu'r Cyngor drwy ddefnyddio'r wybodaeth yn y recordiad i ymateb i gwynion ynghylch y Ganolfan Gyswllt a/neu wasanaethau eraill y Cyngor.
• Hawliadau Cyfreithiol - I’w defnyddio i amddiffyn hawliadau cyfreithiol yn erbyn y Cyngor, e.e. hawliadau Priffyrdd.
• Diogelwch a lles gweithwyr - Gall recordiad ddod yn ddarn hanfodol o dystiolaeth os bydd unrhyw fygythiadau’n cael eu gwneud i’r Cyngor neu unigolyn.

Beth yw’r sail gyfreithiol dros ddefnyddio’r wybodaeth hon? 
Mae recordio pob galwad yn amddiffyn buddion y gwrthrych a'r Cyngor i fodloni:

• Rhwymedigaethau Cyfreithiol – defnyddio’r wybodaeth i gydymffurfio â chyfraith gyffredin neu rwymedigaeth statudol 
• Tasgau Cyhoeddus – i arfer ‘awdurdod swyddogol’ a phwerau wedi’u gosod mewn cyfraith; neu i berfformio tasg benodol er budd y cyhoedd sydd wedi’i osod mewn cyfraith.

Gall esiamplau o’r uchod gynnwys e.e. gweinyddu Treth y Cyngor, dyfarnu Budd-daliadau cywir, rhoi cyngor ar geisiadau hawliadau amrywiol e.e. Gofal Cymdeithasol yn sicrhau bod diffygion Priffyrdd yn cael eu rheoli, rhoddir sylw i dipio’n anghyfreithlon, casglu gwastraff, rhoi gwybod am niwsans sŵn ac ati, a diffygion o ran hawliadau cyfreithiol yn erbyn y Cyngor.

A yw’r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Er bod gwybodaeth a gesglir yn ystod yr alwad yn gallu cael ei rhannu â gwasanaethau eraill y Cyngor, neu sefydliadau allanol i gynorthwyo i ddatrys ymholiad y gwrthrych, mae recordiadau ffôn yn gyfrinachol a byddant ond yn cael eu rhannu gyda'r canlynol, lle mae rhesymau dros rannu'n cael eu cyfiawnhau:

• Gwasanaethau eraill y Cyngor sy’n gweithio gyda’r Ganolfan Gyswllt, gyda’r bwriad o gynorthwyo i ddatrys anghydfod neu gŵyn
• Sefydliadau eraill ynghlwm wrth ofal y gwrthrych (h.y. Gwasanaethau Cymdeithasol/gweithwyr proffesiynol gofal iechyd ac ati)  

Am ba hyd y cedwir fy ngwybodaeth?
Mae recordiadau galwad a gedwir gan y Ganolfan Gyswllt yn cael eu cadw am 24 mis.  Unwaith y bydd y cyfnod hwn o gadw wedi dod i ben, bydd recordiadau'n cael eu dileu ac ni fydd modd eu hadfer mwyach. 

Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, yn cynnwys yr hawl i gael mynediad at yr wybodaeth bersonol sydd gan y gwasanaethau amdanoch. 

Cliciwch yma http://www.siryfflint.gov.uk/cy/Resident/Data-Protection-and-FOI/Deddf-Diogelu-Data.aspx am ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth, a sut i’w gweithredu.  

Cysylltwch â ni 
Os oes gennych unrhyw bryderon neu eisiau gwybod mwy am sut mae'r ganolfan gyswllt yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni yn un o'r ffyrdd canlynol: 
E-bost:  customerservices@flintshire.gov.uk
Ffôn:  01352 703020
Yn ysgrifenedig:  Rheolwr Gwasanaethau Cwsmeriaid, Neuadd Y Sir, yr Wyddgrug, Sir y Fflint CH7 6NR