Bydd data personol yn cael ei brosesu gan Gyngor Sir y Fflint at ddibenion penodol o weinyddu, monitro a rheoli’r Cynllun Cyfle Cynnar. Gall ‘data personol’ ymwneud â’r rhiant/rhieni neu blentyn. Bydd Cyngor Sir y Fflint yn prosesu’r data personol fel rhan o'i 'dasg gyhoeddus' o dan adran 118 Deddf Fframwaith Safonau Ysgolion 1998, i sicrhau darpariaeth addysg feithrin ddigonol ar gyfer ei ardal ac i gynorthwyo i ddarparu addysg cyson o ansawdd dda i blant tair a phedair oed yng Nghymru.

Mae’r Cynllun Cyfle Cynnar yn darparu addysg i blant 3 oed y mae eu pen-blwyddi yn disgyn rhwng dyddiadau penodol ym Medi a Mawrth/Ebrill bob blwyddyn. Mae’r Cynllun Cyfle Cynnar yn golygu bod angen i Gyngor Sir y Fflint a’ch lleoliad a ddewisir rhannu data personol, a fydd yn gyfyngedig yn unig i’r hyn sy'n angenrheidiol er mwyn cyflwyno’r cynllun. Os nad ydych yn byw yn Sir y Fflint ond yn gwneud cais i fynychu lleoliad yn Sir y Fflint, efallai y bydd eich data personol yn cael ei rannu gyda'r Awdurdod Lleol ble rydych yn byw ar gyfer atal a chanfod twyll.

Mae Tîm Cyfle Cynnar Sir y Fflint yn cefnogi darpariaeth addysgol i blant 3 oed ac, er mwyn gwneud hyn, efallai y bydd yn rhannu gwybodaeth ynghylch presenoldeb plant a gofrestrwyd/ariannwyd mewn lleoliadau Cyfle Cynnar a/neu am eu datblygiad, gyda gwasanaethau mewnol Sir y Fflint megis Dechrau'n Deg, Blynyddoedd Cynnar a Chefnogi Teuluoedd, Cynhwysiant, Seicoleg a gyda staff ysgolion Sir y Fflint. Efallai y bydd y Tîm Cyfle Cynnar hefyd yn rhannu gwybodaeth yn allanol gyda Gwasanaethau Cefnogi Synhwyrau ac Iaith a Lleferydd Gogledd Ddwyrain Cymru, Tîm Datblygiad Cyn Ysgol Sir y Fflint ac ymwelwyr iechyd. Ble fo angen, at ddibenion cefnogi addysg a lles eich plentyn, efallai bydd y Tîm Cyfle Cynnar hefyd yn rhannu gwybodaeth a gafwyd gan y gwasanaethau mewnol ac allanol uchod gyda lleoliad Cyfle Cynnar eich plentyn.

Bydd Cyngor Sir y Fflint yn cadw eich gwybodaeth hyd ben-blwydd eich plentyn yn 18 oed.

Am fwy o wybodaeth am y ffordd mae Cyngor Sir Y Fflint yn prosesu data personol ac eich hawliau gweler ein hysbysiad preifatrwydd ar ein gwefan neu gwnewch gais am gopi gan y Cyngor.

Deddfwriaeth berthnasol:

• Deddf Fframwaith Safonau Ysgolion 1998
• Rheoliadau Addysg Feithrin a Chynlluniau Datblygu Blynyddoedd Cynnar a Gofal Plant (Cymru) 2003 (diwygiwyd gan Rheoliadau Addysg (Addysg Feithrin a Chynlluniau Datblygu Blynyddoedd Cynnar a Gofal Plant) (Cymru) (Diwygio) 2005
• Deddf Cwricwlwm ac Asesu (Cymru) 2021

Sut rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol ar gyfer dibenion Canolfan Gyswllt

Mae’r Cyngor yn darparu gwasanaethau i gymunedau lleol a’r bobl sy’n byw ynddynt.  Mae cynnal y gwaith hwn yn golygu ein bod yn gorfod casglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydym yn rhoi gwasanaethau iddynt, ac i gadw cofnod o’r gwasanaethau hynny.  Oherwydd ein bod yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae’n rhaid i ni sicrhau eu bod yn gwybod beth rydym yn bwriadu ei wneud gyda'u gwybodaeth, a gyda phwy y gellir ei rhannu.

Yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, rydym wedi crynhoi rhai o’r ffyrdd allweddol rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol yn Nhîm y Blynyddoedd Cynnar, a pham rydym yn recordio galwadau.  Dylid darllen yr wybodaeth hon ar y cyd â Hysbysiad Preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

Pwy ydym ni a beth rydym yn ei wneud

Mae tîm y Blynyddoedd Cynnar yn gyfrifol am ateb galwadau ar gyfer y Cynnig Gofal Plant, y Tîm Datblygu Gofal Plant, Cyfle Cynnar a Chanolfan Westwood. 

Mae pob galwad i Dîm y Blynyddoedd Cynnar yn cael eu recordio, ac eithrio:

• Galwadau lle gwneir taliadau
• Galwadau sy’n gadael Tîm y Blynyddoedd Cynnar h.y. yn cael eu trosglwyddo'n fewnol i adrannau, gan fod recordiadau'n dod i ben pan wneir trosglwyddiad.

Pa wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw, a gwybodaeth gan bwy?

Lle mae cwsmeriaid yn dewis ymgysylltu â Thîm y Blynyddoedd Cynnar, gellir cadw eu data personol gyda’r maes gwasanaeth perthnasol/a'r sefydliadau ehangach os oes angen, er mwyn iddynt brosesu cais y cwsmer.

Ac eithrio manylion cerdyn talu, mae’r holl ddeialog a gwybodaeth a roddir gan y cwsmer i Ganolfan Westwood (ac i’r gwrthwyneb) yn ystod galwad ffôn gyda Thîm y Blynyddoedd Cynnar, yn cael eu dal a'u cadw yn y recordiad o'r alwad. Bydd y math o wybodaeth a gedwir gan y recordiadau hyn yn amrywio fesul galwad, ond maent fel arfer yn cynnwys:

• Manylion cyswllt fel enw, cyfeiriad, rhif ffôn, eiddo a chyfeiriadau e-bost.
• Manylion adnabyddadwy, fel dyddiad geni a rhif yswiriant gwladol.
• Gwybodaeth ariannol, yn cynnwys manylion cyflogaeth, incwm a chyfrif banc.
• Gwybodaeth deuluol yn cynnwys oedrannau, dibynyddion, statws priodasol.
• Gwybodaeth am faterion fel iechyd a manylion meddygol.

O ble y caiff y gwasanaeth fy ngwybodaeth?

Gall ffynhonnell/ffynonellau gwybodaeth bersonol a roddir yn ystod galwad i/gan Dîm y Blynyddoedd Cynnar gynnwys:

• Gwybodaeth a roddwyd yn uniongyrchol gan y pwnc
• Gwybodaeth a roddir gan aelod arall o’r cyhoedd (e.e. cwyn neu bryder)
• Gwybodaeth a roddwyd gan Gynghorydd etholedig ar ran eu hetholwr.
• Gwybodaeth a roddwyd gan swyddogion/gwasanaethau eraill y Cyngor sy’n ymgysylltu â Thîm y Blynyddoedd Cynnar er budd ei gwsmeriaid, neu'r Cyngor ei hun
• Gwybodaeth a roddwyd gan sefydliadau eraill (e.e. Gwasanaethau Brys, Landlordiaid) ynghylch unigolyn.

Beth fyddwn yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth bersonol?

Mae wedi dod yn arferiad cyffredin i gofnodi galwadau oherwydd twf y busnes a gynhelir dros y ffôn.  Mae recordio sgyrsiau cwsmeriaid yn galluogi’r Cyngor i asesu boddhad cwsmeriaid, hyfforddi a datblygu staff, adolygu ansawdd galwadau, a chael mynediad at gofnod llafar o’r hyn a ddywedir os bydd cwyn ddilynol.

Mae hefyd yn golygu y bydd gweithwyr yn teimlo eu bod wedi’u hamddiffyn yn fwy gan wybod y bydd tystiolaeth o unrhyw ymddygiad bygythiol, ac y gweithredir ar hyn lle bydd angen.

Gellir defnyddio gwybodaeth a gedwir o fewn recordiad o alwad yn y ffyrdd canlynol:

• Dibenion Ansawdd a Hyfforddi – Dim ond gwybodaeth rannol y mae cofnodion ysgrifenedig yn ei ddarparu.  Mae recordiad o alwad yn rhoi safbwynt mwy cyflawn ac yn caniatáu i ni ddeall profiad cwsmeriaid yn well ac asesu’r prosesau a ddefnyddiwyd.    Gall hyn ein helpu i nodi unrhyw feysydd o welliant a sicrhau ansawdd gwasanaeth a roddir gan Swyddogion Cyswllt â Chwsmeriaid, drwy ddefnyddio’r wybodaeth o fewn y recordiad i lywio gwrthrychau'r hyfforddiant a chynlluniau datblygu gweithwyr unigol.
• Ennill gwell dealltwriaeth o’n cwsmeriaid – Mae sawl galwad yn cael eu datrys ar lafar heb yr angen i gwblhau unrhyw gofnodion.  Bydd gwrando ar alwadau sampl yn ein helpu i gael gwell dealltwriaeth o anghenion ein cwsmeriaid, ac ennill safbwynt mwy gwybodus ynghylch y sefydliadau y cyfeiriwn bobl atynt.
• Cwynion ac Anghydfodau – Mae rhai galwadau’n cael eu datrys ar lafar.  Lle rhoddir gwybodaeth ar system electronig, dyma yw'r cofnod sefydledig wedyn.  Os bydd cwyn neu anghydfod, gall recordiad o'r alwad (os ydyw ar gael), roi gwybodaeth ychwanegol i'n helpu i ymchwilio i unrhyw honiadau, i ddiogelu buddion y gwrthrych a/neu'r Cyngor drwy ddefnyddio'r wybodaeth yn y recordiad i ymateb i gwynion ynghylch y Ganolfan Gyswllt a/neu wasanaethau eraill y Cyngor.
• Hawliadau cyfreithiol - I’w defnyddio i amddiffyn hawliadau cyfreithiol yn erbyn y Cyngor.
• Diogelwch a lles gweithwyr - Gall recordiad ddod yn ddarn hanfodol o dystiolaeth os bydd unrhyw fygythiadau’n cael eu gwneud i’r Cyngor neu unigolyn.

Beth yw’r sail gyfreithiol dros ddefnyddio’r wybodaeth hon?

Mae recordio pob galwad yn amddiffyn buddion y gwrthrych a'r Cyngor mewn cyfarfod:

• Rhwymedigaethau Cyfreithiol – defnyddio’r wybodaeth i gydymffurfio â chyfraith gyffredin neu rwymedigaeth statudol
• Tasgau Cyhoeddus – i arfer ‘awdurdod swyddogol’ a phwerau wedi’u gosod mewn cyfraith; neu i berfformio tasg benodol er budd y cyhoedd sydd wedi’i osod mewn cyfraith.

A yw’r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Er bod gwybodaeth a gesglir yn ystod yr alwad yn gallu cael ei rhannu â gwasanaethau eraill y Cyngor, neu sefydliadau allanol i gynorthwyo i ddatrys ymholiad y gwrthrych, mae recordiadau ffôn yn gyfrinachol a byddant ond yn cael eu rhannu gyda'r canlynol, lle mae rhesymau dros rannu'n cael eu cyfiawnhau:

• Gwasanaethau eraill y Cyngor sy’n gweithio gyda’r Ganolfan Gyswllt, gyda’r bwriad o gynorthwyo i ddatrys anghydfod neu gŵyn.
• Sefydliadau eraill ynghlwm wrth ofal y gwrthrych (h.y. Gwasanaethau Cymdeithasol/gweithwyr proffesiynol gofal iechyd ac ati)

Am ba hyd y cedwir fy ngwybodaeth?

Mae recordiadau galwad a gedwir gan y Ganolfan Gyswllt yn cael eu cadw am 24 mis.  Unwaith y bydd y cyfnod hwn o gadw wedi dod i ben, bydd recordiadau'n cael eu dileu ac ni fydd modd eu hadfer mwyach.

Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, yn cynnwys yr hawl i gael mynediad at yr wybodaeth bersonol sydd gan y gwasanaethau amdanoch.

Am ragor o wybodaeth am eich gwybodaeth, a sut i’w gweithredu, ymweliad tudalen Deddf Diogelu Data

Cysylltwch â ni

Os oes gennych unrhyw bryderon neu eisiau gwybod mwy am sut mae Tîm y Blynyddoedd Cynnar yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni yn un o'r ffyrdd canlynol:

Trwy e-bost: EarlyEntitlementapplications@flintshire.gov.uk
Dros y ffôn: 01352 703930
Yn ysgrifenedig: Swyddog Cymorth Prosiect y Blynyddoedd Cynnar, Tabernacle Street, Bwcle, Sir y Fflint, CH7 2JT